Archivos Planos

 EXPORTAR DATOS DE EXCEL A UN ARCHIVO DE TEXTO

Los archivos de texto son uno de los métodos de intercambio de datos más populares en la actualidad ya que pueden ser abiertos y consultados por diversas aplicaciones en diferentes sistemas operativos como Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android, etc.

Los archivos de texto no dependen de ninguna herramienta de software específica, ni tienen problemas de compatibilidad entre versiones porque se han creado de la misma manera por décadas y por lo tanto cualquier herramienta de edición de documentos puede leer un archivo de texto. Por esta razón es muy probable que en más de una ocasión tengas la necesidad de exportar los datos de Excel a un archivo de texto de manera que tus datos puedan ser integrados o analizados desde otro sistema de información.

FORMATOS DE ARCHIVO DE TEXTO

Existen dos formatos de archivo de texto que son ampliamente utilizados:

• Archivos de texto delimitados por tabulaciones (TXT): Cada valor de la columna está separado por el carácter de tabulación. A simple vista tendrás la impresión de que existen varios espacios en blanco entre cada columna, pero en realidad es solo el carácter tabulador el que los separa.

• Archivos de texto delimitados por comas (CSV): Cada campo en el archivo de texto está separado por una coma. Este formato es tan conocido y utilizado que es almacenado con su propia extensión de archivo .CSV aunque sigue siendo un archivo de texto plano. Las siglas CSV provienen de su nombre en inglés Comma-Separated Values.

A continuación veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos tipos de archivos en Excel. La hoja de datos que exportaremos en nuestros ejemplos será la siguiente:

CREAR UN ARCHIVO DE TEXTO DELIMITADO POR TABULACIONES

Para crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones en Excel debemos pulsar la ficha Archivo y seleccionar la opción Guardar como. Se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como y para la opción Tipo debemos elegir Texto (delimitado por tabulaciones):

Una vez que pulses el botón Guardar se mostrarán algunas advertencias. La primera de ellas nos advierte que el tipo de archivo seleccionado no es compatible con libros que tienen múltiples hojas y que por lo tanto solo se exportarán los datos de la hoja activa. Esto quiere decir que, si tienes un libro con datos en varias hojas, deberás exportar cada hoja a un archivo de texto diferente.

Será muy probable que también se muestre una segunda advertencia indicando que nuestro archivo contiene formatos que no son compatibles con los archivos de texto delimitados por tabulaciones. Solamente deberás pulsar el botón Sí para continuar con el proceso y como resultado obtendremos un archivo de texto como el siguiente:

CREAR UN ARCHIVO DE TEXTO DELIMITADO POR COMAS

El procedimiento para crear un archivo de texto delimitado por comas (CSV) es prácticamente similar al ejemplo anterior con la diferencia de que en el cuadro de diálogo Guardar como debemos seleccionar el tipo de archivo CSV (delimitado por comas):

Obtendremos las mismas advertencias que en el ejemplo anterior pero como resultado tendremos el siguiente archivo de texto:

                                             

Actividad de aprendizaje 1: Del archivo de Excel Generales, pasarlo a archivo plano de acuerdo a los lineamientos dados anteriormente de como  pasar un archivo de excel a archivo txt o plano  ( por favor leer las instrucciones).

Actividad de aprendizaje 2: Después de crear un archivo plano o txt vas a pasar ese archivo de texto o arhivo plano a Excel, por favor leer y realizar las instrucciones dadas

IMPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO

Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar información entre diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las grandes empresas no generaban archivos Excel sino archivos de texto.

Por esa razón Excel incorporó desde sus primeras versiones la funcionalidad de importar archivos de texto de manera que se pudiera analizar dicha información dentro de Excel. El día de hoy se sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar información ya que son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a contener.

Un archivo de texto que contiene información de una base de datos siempre hace uso de algún caracter especial para separar la información perteneciente a cada columna. Es precisamente ese caracter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y otro. Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de columna está indicado por el signo de puntuación “,” (coma) es conocido como archivo CSV por sus siglas en inglés (Comma-Separated Values).  Observa el siguiente ejemplo de un archivo CSV:

La diferencia entre un arhivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de separador utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separación entre columnas utilizando el tabulador:

Estos dos tipos de archivos son los más comunes, pero podrías encontrarte alguno diferente que tal vez utilice el signo “;” para separar las columnas, sin embargo cualquier tipo de archivo de texto podrá ser importado a Excel sin importar el carácter separador utilizado.

IMPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO EN EXCEL

Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el comando Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto abrirá el cuadro de diálogo Importar archivo de texto que permitirá seleccionar el archivo a importar.

Después de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Importar. Eso mostrará el primer paso del Asistente para importar texto. Este primer paso es importante porque permite especificar el tipo de archivo a importar ya sea que utilice algún carácter específico como delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de columna.

De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a importar a partir de alguna fila específica del archivo. Al hacer clic en el botón Siguiente, Excel sugerirá el tipo de separador que ha descubierto dentro del archivo a importar y generalmente será acertado en su sugerencia. Aun así recomiendo validar que dentro de la vista previa efectivamente se muestra una separación adecuada de los datos.

En caso de que Excel se haya equivocado solamente deberás seleccionar el separador adecuado de la lista o especificar algún otro si es necesario. Haz clic en siguiente que nos llevará al último paso que permite especificar el tipo de datos de cada columna.

Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner especial atención a las fechas de manera que después de la importación se facilite su manejo e interpretación dentro de Excel. Al hacer clic en el botón Finalizar, se preguntará por la ubicación dentro de la hoja de Excel donde se colocarán los datos importados.

Una vez indicada la celda destino deberás hacer clic en el botón Aceptar y los datos serán importados por Excel.